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BPEC(Business Process Engineering Cycle)とは?

BPEC(Business Process Engineering Cycle)とは?

業務の見える化手法『BPEC』は、従来の方法とは異なり、業務改善が一過性のイベントで終わるのではなく、 無理なく業務改善を継続できることを特徴としています。プロセス図の作成は必要なものに抑え、 業務改善の循環の中で有効活用されます。
また、プロジェクト推進をサポートするツールを用いることにより、簡単に必要なアウトプットを作成し、 短期間で分析を進めることができます。

ステップ1 業務の可視化

一般的な業務プロセス分析では、業務実施者に多くの時間と労力の負担を強いて、可視化の作業を行います。 BPECでは、『テンプレート』と『ヒアリングシート』を使って、業務実施者に負荷をかけず、 短時間で業務の抽出を行います。『テンプレート』を使って分析する利点は、担当者が忘れている業務も 抽出することができるという点にあります。BPECが一般的な業務プロセス分析とちがって、 漏れなく業務を分析できる理由が、ここにあります。

先ず、業務テンプレートを使ってリーダークラスの方へのヒアリングを行い、業務を抽出します。
次に、リーダークラスの方にヒアリングシートを配布し、記入していただきます。ヒアリングシートは、 30分程度で記入できる簡単なものになっています。これを回収、集計して『業務マトリクス』を作成します。 これをもう一度リーダークラスの方にフィードバックし、抜け漏れを拾い上げて完成させます。

ステップ2 業務データベースをつくる

『業務マトリクス』は対象部門の業務を網羅する情報ソースになります。 フィードバックシートの情報を足して『業務データベース』を作成します。『業務データベース』は、 誰がどのレベルの業務にどのくらい従事しているかが一目でわかる現状分析に用います。
例えば、ヒアリング時の個々の意識違いなども、業務データベースを利用して確認することができます。
こうして情報収集のフィールドワークを完了。この後に続く各種分析のための情報ソースを得ることができました。

ステップ3 業務データベースを分析する

高い改善効果を引き出すためには、負荷の高い業務に施策を集中させる必要があります。
業務の負荷は、一般的に上位20%の業務に集中し、負荷全体の80%を占める傾向があります。
負荷の高い上位業務に改善施策を集中させると、改善効果は最も高くなります。BPECでは、 『業務データベース』を使って、次に挙げる分析を行うことで、改善ポイントを可視化し、 効果の最大化を支援します。

ステップ4 属人化分析

一人の担当者に属人化した業務は、他の担当者が代わることができないため、 非常時において脆弱性が高いといえます。BPECでは、業務スキルのレベルを定義することで、 属人化した業務の中からリスクの高い業務を抽出することができます。
BPECにおける「業務スキル」のレベル定義は、以下の通りです。

  A:熟練者又は資格・役職を有する者の業務
  B:AにもCにも当てはまらない業務
  C:業務を教えると誰にでもできるレベルの業務

ステップ5 スキルバランス分析

また、『業務データベース』を用いてスキルバランスを確認します。スキルバランスとは、職位や業務経験、 ナレッジに応じた働き方になっているかをチェックする工程です。一般に業務とは数年もすると、 管理者が簡単な業務に携わっていたり、パートさんの業務が属人化したりする傾向があります。
『スキルバランス』分析は、結果として要員の適材配置に役立ちます。

ステップ6 費用対効果の確認

稼動時間に作業員の単価(レバレート)を掛け合わせることで、簡易なコスト分析ができます。 レベル3、レベル4の業務に対し、レバレートを設定します。レバレートは目安で決める場合もあれば、 役職別に設定する場合もあります。
レバレートを設定すれば、どの業務を改善すると効果が高いのかがわかります。 今後の方針を判断するうえで、費用対効果は貴重な材料になります。

ステップ7 データ思考との親和性

BPECは、各業務で使用されているリソースを確認することができます。 ここでいうリソースとは、各業務で使用されているビジネスシステム、表計算ソフト、ファイル、帳票、 またISOやJ−SOXで必要となる業務フローやマニュアルのことです。 BPECは、これらリソースの存在と状態をチェックするのに役立ちます。


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